Отделение XTRF™ Translation Management Systems, разработчик комплексных систем управления для бюро переводов, завершила внедрение системы XTRF™ Enterprise в бюро технических переводов «НотаБене».

Основная специализация «НотаБене» – перевод технической, экономической и юридической документации. Кроме того, компания предлагает редактирование (техническое и литературное), перевод и локализацию веб-сайтов. Будучи лидером на рынке переводческих услуг Волгограда и Волгоградской области и занимая устойчивые позиции в масштабах российского рынка переводов, «НотаБене» обрабатывает большое количество заказов, учитывая при этом специфику каждого клиента.

Не располагая специальным инструментом для управления проектами при таких объемах работы, компания тратила значительное количество времени (порядка 40%) на повторяющиеся действия, что тормозило ее развитие. Поэтому к концу 2009 года руководство «НотаБене» пришло к выводу о необходимости оптимизации бизнес-процессов. Специалисты «НотаБене» внимательно проанализировали доступную на рынке информацию по данной тематике, после чего было принято решение о начале внедрения веб-ориентированной системы XTRF™ Enterprise.

XTRF™:  Анна Владимировна, компания «НотаБене» выделяется на рынке переводческих услуг Волгограда. В чём секрет?

А. Богданова: Наш главный секрет – это стремление к постоянному совершенствованию и качественному превосходству. Именно это подчиняет себе все внешние и внутренние бизнес-процессы в компании. Высокое качество перевода обеспечивает сплоченная команда, главная роль в которой, безусловно, принадлежит нашим талантливым менеджерам, переводчикам и редакторам. Их профессионализм и компетентность приводят клиентов в восхищение, и это лишь некоторые, но, пожалуй, самые главные составляющие успеха.

Скажу еще об одном важном аспекте. Наше бюро переводов всегда стремилось к тому, чтобы отличаться от других не только профессионализмом, но и высоким уровнем обслуживания. Сервис - это одно из главных конкурентных преимуществ нашей компании, поскольку в этом вопросе мы опираемся на европейские стандарты и требования ISO. Ни для кого не секрет, что далеко не все российские компании, тем более небольшие, применяют клиентоориентированный подход. Мы же выстраиваем свою работу так, чтобы каждый клиент мог почувствовать внимательное и доброжелательное отношение, оценить индивидуальный подход.

XTRF™: Что изменилось, начиная с марта 2010 года? Оказало ли каким-то образом влияние внедрение указанной системы на обслуживание клиентов?

А. Богданова: В структуре работы произошло много положительных изменений. Могу отметить, что в целом система помогла упорядочить все базы данных и автоматизировать работу с ними.

Например, в два раза ускорилась обработка запросов от постоянных клиентов благодаря тому, что каждый из них имеет собственный кабинет в XTRF™, где может самостоятельно заполнять заявку на перевод. Если же заказ оформляют менеджеры, они также не тратят время на поиск и ввод повторяющихся данных. Система сама идентифицирует клиента и предлагает ассоциированные с ним ставки, условия, каналы платежа и пр. Все действия выполняются в удаленном режиме, не требуется даже связываться с клиентом по телефону, чтобы сообщить ему какую-то информацию по заказу.

Кстати, по поводу звонков. Модуль CRM в системе очень нас выручает, поскольку позволяет быстро и в автоматическом режиме сообщать всем постоянным клиентам о наших новостях, специальных предложениях и т.п. Без внимания не остается никто!)

Дополнительный плюс – локализация всех системных значений. Нашим клиентам не нужно знать русский или даже английский – новый портал «НотаБене» говорит на их языке!!

Что касается качества. Ранее для оценки качества работы подрядчиков мы применяли собственную шкалу. В системе XTRF™ мы получили более совершенный и развернутый инструмент похож на LISA QA. Без него, конечно, так тонко оценить уровень работы каждого исполнителя мы не могли. Теперь такая возможность появилась и по каждому нашему переводчику менеджер получает детализированный отчет о качестве, на основании которого он может подобрать заказы, по типу и уровню сложности соответствующие его возможностям.

XTRF™:  Какие преимущества использование системы даёт вам лично как руководителю?

А. Богданова: Система XTRF содержит много полезных функций. Но для меня важна, в первую очередь, финансовая отчетность по проектам, а также другие отчеты модуля ISO, в которых отражается общий уровень нашей работы и степень удовлетворенности клиентов. 

Устранение ошибок и автоматизация рутинных действий высвобождает как минимум 40% времени менеджеров, и, кроме того, упрощает внутреннюю коммуникацию. Теперь мне достаточно потратить 10 минут, чтобы зайти в систему и сразу увидеть текущую ситуацию с объемом заказов, занятостью сотрудников, оплатой или просрочкой платежей и т.п. Все удобно и прозрачно. Повышается эффективность краткосрочного планирования и контроля общей загруженности, что в свою очередь способствует увеличению оборотов. Надеемся по прошествии определенного времени удвоить свои показатели.

XTRF™:  Как вы оцениваете сам процесс внедрения?

А. Богданова: На этапе внедрения системы мы каждый день сталкивались с чем-то новым для себя. Естественно, возникали вопросы и затруднения. В связи с этим связи хочу отметить великолепную работу службы поддержки XTRF™. Ее сотрудники постоянно были с нами на связи, все вопросы решались очень оперативно и профессионально. К тому же, их владение русским языком значительно упростило общение. Порадовала также гибкость в удовлетворении наших пожеланий относительно индивидуальной настройки системы, благодаря чему работать стало проще и комфортнее.

К сожалению, в рамках данного интервью невозможно рассказать обо всем. Поэтому я приглашаю посетить наш сайт www.nota-bene.ru, чтобы ближе познакомиться с нашей компанией и узнать о нашем опыте работы с XTRF™ Enterprise!