Изыскивая возможности для улучшения работы при осуществлении расчетов с клиентами и субподрядчиками, необходимо ответить    на следующие вопросы:

• Имеется ли у бухгалтерии свободный доступ к информации о проектах, по которым должны быть выставлены счета? Такую информацию должен передавать производственный отдел или имеется непосредственный доступ?
• Есть ли у бухгалтерии свободный доступ к информации о сроках платежей по каждому клиенту? Где хранится такая информация?
• Каким образом контролируется соблюдение сроков оплаты по счетам? Использует ли компания эффективный способ рассылки писем с напоминанием о необходимости оплаты просроченных счетов? Сколько времени уходит на рассылку писем-напоминаний? Контролирует ли компания стоимость всех неоплаченных счетов?
• Как оформляют расчетные документы, отправляемые клиентам? Сколько времени, в среднем, уходит на оформление всех текущих счетов?
• Как часто субподрядчики присылают счета с ошибками (неправильно указанными суммами, величиной налога, контактной информацией)? Сколько времени уходит на исправление этих ошибок?

Важнейшие преимущества системы XTRF™ с точки зрения управления счетами:

• Оформление счетов: Система формирует полный перечень проектов, по которым необходимо выставить счет. Оформление таких счетов занимает всего несколько секунд. Важно отметить, что система сама устанавливает дату оплаты с учетом ранее достигнутых договоренностей с клиентами. Все бухгалтерские документы можно редактировать, система позволяет самостоятельно изменять оформление счета, количество и наименование позиций в счете, даты выставления, оплаты и т.д.

• Прямая отправка счетов: Система XTRF™ позволяет осуществлять прямую отправку счетов с использованием браузера. Файлы доставляются по электронной почте в формате PDF по указанному адресу клиента. Одновременно документ автоматически сохраняется на сервере, а копия направляется в бухгалтерию. Это обеспечивает безопасность данных и предотвращает утерю документов.

• Управление счетами: Система XTRF™ позволяет полностью управлять счетами, быстро их сортировать и находить, просматривать указанные отчеты и составлять бухгалтерские документы, а также беспрепятственно экспортировать список счетов в том случае, если он потребуется для бухгалтерии.

• Управление просроченными счетами: Система обеспечивает быстрый доступ ко всем не оплаченным своевременно счетам. Предусмотрена возможность практически мгновенной автоматической отправки напоминаний о неурегулированных платежах.

Управление расчетами с переводчиками: Система облегчает управление выставленными и полученными от субподрядчиков счетами. Благодаря автоматической рассылке перечня проектов, утвержденных к оплате, переводчики имеют возможность подтвердить размер ожидаемого вознаграждения. Тем самым система XTRF™ значительно уменьшает количество ошибок при выставлении счетов и сокращает время проведения расчетных операций.