Изыскивая возможности для улучшения работы производственного подразделения, важно ответить на следующие вопросы:

• Может ли компания моментально отслеживать все выполняемые проекты и задания, которые должны быть закончены к указанному дню, или же продвижение в выполнении работ по отдельным проектам, разделам или переводчикам?
• Сколько времени необходимо, чтобы по конкретным работам проекта найти тарифы для клиентов и субподрядчиков? Как выполняется поиск тарифов? Наконец, как часто выставляют неверные тарифы?
• Основными документами любого проекта являются подтверждение заказа субподрядчикам (англ. Purchase Order), ценовое предложение или подтверждение проекта клиенту. Сколько времени менеджеры проектов тратят на подготовку и отправку этих документов?
• Составляют ли многоязычные проекты значительную часть от общего количества заказов? Если да, то не сводится ли такой проект фактически к многократному вводу одних и тех же параметров для каждой языковой пары? Можно ли этот процесс копирования автоматизировать? - Каким образом готовые файлы передают клиентам? Архивируют ли переведенные документы (например, после перевода, правки, контроля качества, набора текста)?  Сколько времени занимает обмен файлами между субподрядчиками и менеджерами проектов?
• Поручает ли бюро выполнение постоянных заказов с повторяющимися языковыми комбинациями одному и тому же коллективу субподрядчиков? Если да, то можно ли создать шаблоны, которые включали бы в себя все регулярно повторяющиеся элементы проектов?

Важнейшие преимущества системы XTRF™ с точки зрения производства:

• Автоматизация повторяющихся действий: Опыт и навыки сотрудников производственного отдела являются бесценным активом компании. Добавленной стоимостью, которую создает Система XTRF™, является автоматизация всех повторяющихся действий. Повышение эффективности рабочих процессов значительно сокращает время выполнения проектов и увеличивает производительность; это позволяет сотрудникам сосредоточиться на более важных и сложных задачах.

• Структура каталогов: Система автоматически создает структуру каталогов для ценовых предложений и проектов независимо от  степени их сложности. Набор создаваемых в системе папок удобен для подготовки, а в последующем – и для управления потоками файлов и информации между менеджерами проектов, клиентами и субподрядчиками.

• Подсказывание тарифов: Для каждого нового проекта будут автоматически предлагаться ранее использовавшиеся расценки на отдельные виды работ.  Это облегчает работу менеджерам проектов и повышает производительность труда всего отдела и минимизирует количество ошибок в расчетах.
• Документооборот: Передача документов осуществляется в автоматическом режиме. Каждое подтверждение заказа, ценовое предложение или подтверждение проекта архивируются на сервере в момент отправки клиенту или субподрядчику. Все данные (информация о языковых парах, тематике, тарифах, скидках, доплатах и таблицах расценок для автоматизированных систем перевода) вносятся в документ непосредственно из системы XTRF™.

• Автоматическая последовательность операций проекта: Автоматизированная последовательность операций проекта (англ. workflow) позволяет  организовать беспрепятственную передачу файлов между менеджерами проектов, переводчиками, редакторами и другими подрядчиками. Система незамедлительно информирует каждого участника процесса обо всех относящихся к нему изменениях в проекте.

• Шаблоны проектов: Повторяющиеся проекты, выполняемые для постоянных клиентов, создаются на основе шаблонов, которые содержат все повторяющиеся элементы заказа. Благодаря этому создание многоязычного проекта не сопряжено с большими трудностями и занимает всего несколько минут.